Trong môi trường kinh doanh, giao tiếp cần phải rõ ràng và hiệu quả. Những nhà làm kinh doanh thường bận rộn và không có nhiều thời gian. Vì thế, họ sẽ không thích một bài viết hay một bài thuyết trình dài mà thông tin quan trọng lại được thể hiện ở phần cuối. Nguyên lý kim tự tháp Minto sẽ giúp quá trình giao tiếp trong kinh doanh trở nên hiệu quả hơn với những quy tắc đơn giản.
Nguyên lý Kim tự tháp Minto là gì?
Kim tự tháp Minto xây dựng nguyên lý giúp sắp xếp thông tin khi giao tiếp một cách có cầu trúc từ trên xuống. Đồng thời giúp truyền tải thông điệp của bạn một cách nhanh chóng và rõ ràng.
Cách thức hoạt động của nguyên lý Kim tự tháp Minto
Hãy cùng phân tích chi tiết xem cách thức hoạt động của nguyên lý Kim tự tháp Minto.
1. Bắt đầu với kết luận
Hãy bắt đầu việc truyền đạt thông tin bằng việc thu hút sự chú ý của người đọc. Trước tiên là thể hiện cho họ thấy những ý chính, thông điệp, đề xuất hoặc kết luận của bạn cho vấn đề đang được đề cập, thảo luận.
Điều này có thể trái ngược với cách chúng ta được dạy để giao tiếp nhưng nguyên lý giúp giao tiếp hiệu quả hơn khi áp dụng trong môi trường kinh doanh, đặc biệt là khi thể hiện bằng văn bản hoặc khi trình bày với những khán giả có ít thời gian để lắng nghe.
Nguyên tắc này còn được gọi là BLUF – “bottom line up front” (dòng cuối cùng lên phía bước). Nguyên lý có nguồn gốc từ quân đội nhưng hiện đang được sử dụng rộng rãi trong giới kinh doanh.
2. Cung cấp các luận điểm chính
Sau khi truyền đạt kết luận ở phần đầu, bạn nên bổ trợ nó bằng những lập luận chính. Những lập luận này nên ngắn gọn và nên được viết một cách tóm tắt. Phần này sẽ giải thích tại sao dẫn đến kết luận mà bạn đã trình bày ở phần đầu.
3. Thông tin chi tiết bổ trợ cho các luận điểm chính
Bạn có thể làm cho những ý chính trở nên đáng tin cậy bằng việc cung cấp thông tin chứng minh. Nó có thể là sự kiện, bằng chứng, con số, kết quả. Đây là phần bạn có thể đi sâu vào chi tiết nếu bạn muốn.
Những người càng bận rộn, họ càng có khả năng bỏ qua phần này nhưng đôi khi phần chi tiết này lại cần thiết để kết luận của bạn được mọi người chấp nhận.
Một số trường hợp, bạn có thể bỏ qua thông tin chi tiết nếu các lập luận chính đủ để chứng minh cho kết luận của bạn và bạn biết rằng người nghe đã nắm đủ thông tin cần thiết.
Ví dụ
Sẽ dễ hiểu hơn nếu chúng ta cùng áp dụng nguyên lý kim tự tháp Minto vào trong thực tế. Hãy xem một ví dụ về một nhà nghiên cứu truyền thông tin cho đồng nghiệp.
Dưới đây là cách nhà nghiên cứu truyền tải thông tin cho nhóm của mình bằng công cụ Minto Pyramid
Có thể thấy, có một đề xuất rất rõ ràng được nhà nghiên cứu đưa ra ngay từ đầu. Đề xuất này được giải thích bằng những phát hiện chính của nhà nghiên cứu. Những phát hiện đó được chứng minh bởi dữ liệu, bằng chứng và kết quả chi tiết.
Bằng cách áp dụng Kim tự tháp Minto, người xem ngay lập tức nắm được thông tin quan trọng nhất. Họ chỉ cần xem các chi tiết tiếp theo nếu họ muốn, còn không họ vẫn nắm được nội dung quan trọng nhất mà người nói hoặc viết muốn truyền tải.
Kết luận
Tóm lại, Kim tự tháp Minto là một công cụ giúp giao tiếp hiệu quả hơn. Bạn sẽ dẫn dắt nội dung theo thứ tự kết luận đến cung cấp các lập luận chính, rồi đến các nội dung chi tiết. Những người làm kinh doanh không có nhiều thời gian sẽ cảm thấy hữu ích khi thông tin được truyền tải theo nguyên lý này.
Nguồn:
0 Comments